1. 研究・社会連携室TOP > 
  2. 不正使用防止の取組、不正行為防止の取組 > 
  3. 不正使用防止の取り組み

不正使用防止の取り組み

取引業者の皆様へ ( 物品検収、誓約書 )

1)公的資金で購入した物品は納品時に事務局での検収が必要です。研究者への直接の納品は禁じています。

納品の流れ : 業者 → 事務局で検収 → 研究者

2)伝票等書類について  本学の競争見積の原則ルールに基づき発注しますので、適正な運用にご協力ください。不正行為へ係わった場合は、取引停止等になりますので、ご留意ください。

3)「誓約書」の提出について  文科省ガイドラインを受けて、公的資金で購入する物品を納品するにあたり、不正行為に関与しないという旨の「誓約書」の提出をお願いしています。

*詳細は「岡山理科大学物品検収について」をご覧ください。

1.機関内の責任体系の明確化

 本学では、研究活動について、不正行為の防止及び不正行為があった場合の措置等を適正に行うため、次に掲げる責任者を定めています。

・最高管理責任者( 学長 )  不正行為の防止、研究費等の運営・管理を統括する。

・統括管理責任者( 副学長 )、副統括管理責任者( 大学事務局長 )  不正行為の防止、研究費等の運営・管理について、具体的な対策を策定・実施し、その実施状況を確認、最高管理責任者に報告する。

・コンプライアンス推進責任者( 学部、研究科、付属施設(研究部門)の長 )  コンプライアンス教育の実施、研究費の執行・管理等の監督を行う。そのうえで必要に応じ、実施状況を統括管理責任者及び副統括管理責任者に報告する。

・コンプライアンス推進副責任者( 学科長、専攻長、事務室長 )  コンプライアンス推進責任者を補佐し、実効的な管理監督を行い得る体制を構築する。

 研究活動の不正行為・研究費の不正使用の防止に関する責任体制図

2.適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

(1)ルールの明確化・統一化、ルールの周知について  本学では、「公的研究費の運営・管理を適正に行うための実施要領」を作成し、ルールの明確化・統一化を図っています。また、「公的研究費の学内ルール」や「科研費ルール」などをVOD化し、すべての構成員にわかりやすい形でルールを周知しています。

(2)職務権限の明確化  本学では、「会計規程」、「岡山理科大学物品購入及び契約等事務要領」、「公的研究費の運営・管理を適正に行うための実施要領」等により、職務権限を明確化しています。

(3)関係者の意識向上  本学では、「公的研究費の学内ルール」や「科研費ルール」などをVOD化し、受講後のWebアンケートの送信によって理解度の把握に努めています。 また、「研究倫理教育」、「コンプライアンス教育」については、CITI JAPANプログラムのeラーニングを活用し、受講後は不正を行わないなど記載された「誓約書」および「修了証」を提出することにより、理解度の把握に努めています。

(4)告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化  不正の告発は、書面、電話、FAX、電子メール、面談など 顕名、又は匿名にて受け付けます。また「告発者」や「被告発者」は、不利益な取り扱いがされないよう保護されます。

 公的研究費の運営・管理を適正に行うための実施要領

 eラーニング・ナビ CITI JAPANプログラムおよびVOD受講

 CITI JAPANプログラム

 研究に関する相談、不正の告発窓口・研究費の使用に関する相談窓口

3.不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

(1)不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定  本学では、複数の稟議書確認者により、不正を発生する要因となる発注者権限などについて、規程をもとに確認・把握を行っています。また内部監査において内部監査実行班が年に1度、「内部監査実施要領」をもとに出張実体の確認(出勤簿と稟議書類との整合性)や証拠書類等の確認・把握を行っています。その上でこれらのリスク要因を体系的に評価し、具体的な不正防止計画を策定しています。

(2)不正防止計画の実施  本学では、複数の稟議書確認者により、随時、不正使用防止計画に則り、実施状況の確認を行っています。それに加え、内部監査実行班が年に1度「内部監査実施要領」をもとにさらに詳しく伝票の確認、出張の確認、備品の確認等を実施しています。これらの把握された内容は、関係者および副統括管理責任者へ報告され、副統括管理責任者から統括管理責任者、最高管理責任者に報告されています。

 公的研究費の運営・管理を適正に行うための実施要領「不正使用防止計画」

4.研究費の適正な運営・管理活動

 本学では、経理システムでの予算執行状況の把握や検証等のモニタリングを行い、執行が遅れている研究者には研究計画の遂行状況をヒヤリングし、場合によっては繰越など研究計画の再構築のための適切な指導を行っています。  また業者の営業担当者に対し、不正防止計画推進部署が「岡山理科大学 公的資金不正防止に伴う物品検収(検品)について」をもとに個別説明を行っています。その際、不正に関与しない等、記した「誓約書」について説明を行い、後日、会社名 署名および会社印を押印後、提出するよう求めています。

5.情報発信・共有化の推進

 本学では、公的研究費の使用に関するルール等について、機関内外からの相談を受け付ける窓口を設置しています。また本学では、公的研究費の不正への取組に関する機関の方針等を外部へ公表しています。

 研究に関する相談、不正の告発窓口・研究費の使用に関する相談窓口

 岡山理科大学における公的研究費の不正使用防止に関する基本方針

6.モニタリングの在り方

 本学では、「岡山理科大学研究活動における不正行為の防止及び対応に関する規程」に基づき、監査室を最高管理責任者の指揮する内部監査部門として位置付けています。内部監査部門は、監事、監査人、その他の外部の専門家と連携し、定期的な会計書類のチェック及び不正発生リスクに対する重点的かつ機動的なリスクアプローチ監査を実施する他、公的研究費の管理体制の不備の検証も行っています。内部監査は、資金制度のルールに従い、「監査手順マニュアル」や「内部監査実施要領」をもとに監査室が中心となる内部監査実行班が実施しています。監査計画は、資金制度のルールに従い、本学の実態に即して、学部、研究費規模、業者の片寄り、年度末発注の多さ、継続的な謝金の支出、不正発生要因を分析し体系的に整理した「不正使用防止計画」の実施状況などをもとに立案し、効率化、適正化するために定期的に見直しを行っています。監査計画に基づき、旅費支出に伴う監査内容は、出勤簿、出張稟議書及び出張報告書をもとに、宿泊先へ宿泊事実の確認を行っています。研究打合せなどの場合は、打合せを行った研究者に事実確認を行っています。出張者には、出張稟議書及び出張報告書をもとに、出張目的や用務、成果等をヒアリングしています。非常勤雇用者への人件費支出に伴う監査内容は、勤務簿をもとに、勤務日時、勤務内容のヒアリングを行っています。納品物品の監査内容は、現物確認を行うとともに特定の業者に片寄りがある案件は納品業者との帳簿突合を行っています。また20万円以上の備品を抽出して、実際の稼働状況(ログ、使用ノート等)を確認し、研究者へのヒアリングを行っています。監査報告の取りまとめ結果について、コンプライアンス教育の一環として、周知を図り、類似事例の再発防止を徹底してます。文部科学省による研究機関に対するモニタリング等及び文部科学省、配分機関による体制整備の不備がある機関に対する措置の在り方から、本学では、履行状況調査(毎年、一定数を抽出)、機動調査(履行状況調査以外に、緊急・臨時の案件に機動的に対応)、フォローアップ調査(履行状況調査、機動調査における改善措置状況をフォローアップし、必要に応じ措置を講じる)、特別調査(不正発覚後の状況把握・指導)について、協力することとしています。

 

PAGE TOP